KSeF 2026 – wszystko, co musisz wiedzieć o przygotowaniach
Zbliżają się nowe obowiązki związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Jak już informowaliśmy, przepisy wejdą w życie w dwóch etapach:
- 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
Wiemy, że ta zmiana budzi wiele pytań. Chcemy Cię uspokoić i pokazać, jak w praktyce przygotowujemy nasze programy, aby przejście na KSeF było dla Ciebie proste, bezpieczne i możliwie bezobsługowe.
Jak wygląda harmonogram prac?
Ministerstwo Finansów nadal rozwija system KSeF – udostępnia środowisko testowe, certyfikaty, a w kolejnych miesiącach wersję produkcyjną. System ten wciąż jest aktualizowany i dostosowywany do nowych wytycznych.
W Sokaris na bieżąco śledzimy wszystkie zmiany i dbamy o to, aby programy Faktura-NT i Sapio działały dla Ciebie przezroczyście – tak, byś nie musiał martwić się o techniczne szczegóły KSeF.
Integrację będziemy udostępniać etapami:
- najpierw wersję zapewniającą pełną zgodność z przepisami,
- następnie – dodatkowy moduł Smart KSeF, który wprowadzi pełną automatyzację (pobieranie, wysyłka i weryfikacja w tle).
Dlatego regularne aktualizacje programu są tak ważne – pozwolą Ci przejść przez cały proces bez stresu i bez przestojów w pracy.
Dlaczego KSeF dotyczy Cię już od 1 lutego 2026 r.?
Nawet jeśli Twoja firma należy do grupy, którą obowiązek obejmie dopiero 1 kwietnia, KSeF wpłynie na Twoją pracę wcześniej. Już od 1 lutego 2026 r. zaczniesz otrzymywać faktury kosztowe od dużych dostawców (np. Orlen, operatorzy telekomunikacyjni, hurtownie) wyłącznie przez system KSeF.
Dobra wiadomość: Faktura-NT i Sapio są przygotowane na tę zmianę. Programy:
- Pobiorą faktury kosztowe bezpośrednio z KSeF,
- Pokażą czytelną wizualizację faktury (gotową do wydruku lub zapisu do PDF),
- Zachowają pełne dane formalne (numer KSeF, status, UPO),
- Pozwolą zaksięgować dokument od razu po pobraniu.
Dzięki temu odbierzesz fakturę tak samo wygodnie jak dziś – tylko szybciej i bez przepisywania.
Co faktycznie się zmieni w Twojej codziennej pracy?
W praktyce obsługa faktur w KSeF będzie wyglądała podobnie jak dotąd. Jednak zgodnie z nowymi zasadami:
- nie będzie można wystawiać faktur wstecznie (np. z datą sprzed kilku dni),
- każda zmiana w wystawionej fakturze będzie musiała zostać wprowadzona poprzez korektę.
Poza tym wszystkie pozostałe procesy pozostaną takie jak wcześniej – Twoje dane, kontrahenci i szablony dokumentów zostają bez zmian.
Ważna informacja: Fakturant nie będzie obsługiwał KSeF
Integracja z KSeF wymaga zupełnie nowej architektury oprogramowania. Ze względu na ograniczenia starszej platformy technicznej program Fakturant nie będzie obsługiwał KSeF.
Aby zapewnić Ci ciągłość pracy, pełną zgodność z przepisami i dostęp do nowych funkcji, konieczna będzie migracja na program Faktura-NT.
Zachęcamy użytkowników Fakturanta do kontaktu z nami – pomożemy sprawnie przejść na nowy system. Przygotowaliśmy również film instruktażowy, który pokazuje, jak samodzielnie przenieść dane z Fakturanta do Faktury NT.
Jak możesz się przygotować już teraz?
Nie musisz podejmować skomplikowanych działań. Wystarczy, że:
- jeśli używasz Fakturanta – skontaktujesz się z nami w sprawie planu migracji,
- jeśli używasz Faktury-NT lub Sapio – upewnij się, że masz aktywny abonament na aktualizacje. Już teraz możesz również wykupić licencję na moduł Smart KSeF, aby mieć pewność, że program będzie dla Ciebie w pełni przygotowany na automatyczną obsługę KSeF. Funkcje modułu aktywują się wraz z odpowiednią aktualizacją. To pozwoli Ci uniknąć pośpiechu i kolejek w okresie obowiązkowego wdrożenia.
Jesteśmy tu, by Ci pomóc
Zdajemy sobie sprawę, że obowiązek KSeF to duża zmiana, ale mamy jeden cel: żebyś mógł pracować tak jak dotąd – spokojnie i skutecznie.
Jeśli chcesz, abyśmy pomogli Ci przygotować firmę do KSeF:
- skontaktuj się z nami,
- lub sprawdź, czy Twoja licencja ma aktywne aktualizacje.
Dzięki temu będziesz gotowy na 1 lutego 2026 r. – bez stresu i bez zbędnych formalności.
Do góry